تجربه پنجم : دفترکار به دوش !

در ابتدای کار از آنجایی که قادر به تامین هزینه دفتر کار بودم از بخشی از دفتر کار انتشارات استفاده کردیم ، بخشی از این دفتر در اختیار ما قرار گرفت تا قادر به کار باشیم ، بعد از گذشت 1 سال و افزایش نیروی انسانی این دفتر گنجایش نیروی انسانی مورد نیاز شرکت را نداشت بنابراین به ناچار برای اولین بار یک واحد آپارتمانی را اجاره کردیم ، برای اینکه هزینه کمتری پرداخت کنیم یک واحد مسکونی اجاره کردیم بدون توجه به مشکلاتی که بعدها بوجود خواهد آمد .

در ابتدا رفت و آمد پرسنل مشکلاتی را برای همسایه ها بوجود آورد و در نهایت موضوع به شهرداری منجر شد و ناچار شدیم تا دفتر دیگری را پیدا کنیم ، دفتر سوم با دید بازتری انتخاب شد ، با رویکرد توسعه نیروی انسانی و استقلال یک خانه مستقل تهیه کردیم و فضای مناسب و امکانات کافی ، این دفتر تا حد زیادی مشکلات فضا و رفت و آمد را حل کرد و با تمهیدات شبکه و امنیت بخش دیگری از مشکلات دفتر کار مرتفع گردید .

یکی دیگر از مشکلاتی که در سالهای قبل داشتیم نداشتن دفتر کار مستقل مدیریت و اتاق جلسات مجهز بود ، که با فضای جدیدی که در دفتر جدید بدست آمد این مشکلات برطرف شد .

همچنین واحد آموزش قبلی که یک اتاق کوچک به همراه یک شخص بود به یک اتاق با گنجایش 15 نفر و تجهیزات کامل آموزشی و توسعه کادر آموزش تبدیل گردید ، که این مهم را مدیون فضای مناسب دفتر جدید بودیم .

تقریبا همه چیز خوب بود تا اینکه مجددا شهرداری به دلیل شکایتی که همسایه ها انجام داده بودند به سراغمان آمدند ، البته ما چند ماه از آنها فرصت گرفتیم ولی مشکل اساسی تری مطرح شد و آنهم افزایش 80% اجاره بود که به هیچ عنوان مقرون به صرفه نبود .

تصمیم براین شد به هرترتیبی یک دفتر کار سند اداری خریداری شود حتی به قیمت رفتن به جای کوچکتراز فضای کنونی ، باید اعتراف کنم یکی از سخت ترین کارهای این سال ها پیدا کردن و خرید یک دفتر کار بود .

این کار پس از 6 ماه وقت گذاشتن انجام شد و با یک برنامه ریزی دقیق وپس از ایجاد زیرساخت های لازم ( مثل شبکه و اتاق سرور و... ) 50 نفر پرسنل به همراه حجم زیادی از وسائل و امکانات جابجا شدند

یکی از بزرگترین معضلات جابجایی خطوط تلفن بود که در بسیاری موارد محدودیت های زیادی را برای ما ایجاد میکرد و با سختی زیادی خطوط E1 شرکت جابجا گردید و مدتی با قطعی و اختلال مواجه بودیم .

در مدت 3 سال 4 بار تغییر دفتر داشتیم ، این امر به چند دلیل اتفاق افتاد :

1- عدم داشتن برآورد و تخمین صحیح از توسعه منابع انسانی و رشد سازمان و فضای استاندارد برای هر کارمند

2- عدم دقت به قوانین شهرداری در خصوص کار در واحد مسکونی

3- نداشتن پیش بینی درست از سالهای آینده در نتیجه عقد قرار داد اجاره 1 ساله که موجب افزایش 80% بهای اجاره شد

4- عدم توجه به هزینه و مشکلات غیرقابل پیش بینی در حین و پس از جابجایی